Fonctionnalités de Le-Sportif

Gestion multi-événements

• Gestion de plusieurs événements depuis un même compte
• Statistiques comparatives entre vos événements et entre les différentes éditions

Gestion des accès

• Création d’accès pour les co-organisateurs, bénévoles et prestataires
• Définition précise des droits et permissions selon les profils

Suivi interne

• Ajout de notes privées d’organisation
• Conservation et report automatique de ces notes d’une année sur l’autre

Informations générales

• Ajout de l’événement au calendrier
• Rédaction d’un descriptif détaillé
• Coordonnées de l’organisateur
• Lien vers le site officiel et les réseaux sociaux
• Possibilité de rendre l’événement privé
• Formulaire de contact sécurisé (adresse e-mail masquée)

Statistiques

• Statistiques de consultation de la fiche événement et du formulaire

Engagement responsable

• Évaluation du niveau d’éco-responsabilité de l’événement

Paramètres financiers

• Enregistrement sécurisé des coordonnées bancaires pour le reversement automatique

Personnalisation et affichage

• Personnalisation graphique (couleurs, logo, affiche, photo…)
• Ajout de messages d’information en haut et/ou en bas du formulaire
• Paramétrage des éléments visibles publiquement (liste des inscrits, quotas, tarifs…)
• Personnalisation de l’e-mail de confirmation d’inscription

Services complémentaires

• Proposition d’une assurance annulation via un assureur agréé
• Gestion du dossard virtuel

Structure du formulaire

• Création d’un formulaire par épreuve
• Association à une fédération (FFA, FFTRI…) pour activer les contrôles automatiques
• Formulaires multilingues avec aide à la traduction par IA (6 langues)

Règles de participation

• Restrictions par âge et/ou sexe
• Intégration du règlement officiel de l’évènement
• Gestion des catégories de participants

Conception rapide

• Champs standards générés automatiquement (identité, coordonnées, licence, club…)
• Prévisualisation du formulaire pendant la conception

Droits d’inscription

• Tarif individuel
• Tarif par équipe ou par équipier
• Tarifs multiples (âge, sexe, licencié/non licencié…)
• Évolution automatique des tarifs selon la date ou le nombre d’inscrits
• Ajout du tarif d’une Licence journée / Licence expérience FFTRI
• Indication automatique du montant de la Licence expérience FFTRI à appliquer
• Reversement automatique à la Ligue Régionale FFTRI du montant des Licences expérience

Types d’inscription

• Formulaire individuel
• Formulaire équipe / relais
  • Nom d’équipe
  • Type d’équipe calculé automatiquement
  • Gestion des rôles, positions et âges des équipiers
  • Nombre d’équipiers fixe ou variable
• Formulaire simplifié pour inscriptions groupées (si seules les coordonnées du capitaine sont nécessaires)
• Inscriptions multiples (personnes et équipes) avec paiement unique

Personnalisation des champs et options

• Choix des champs à afficher
• Champs obligatoires ou optionnels
• Messages d’aide intégrés
• Questions spécifiques aux participants
• Questions spécifiques aux équipes
• Questions conditionnelles (questions liées à une précédente réponse)
• Options payantes (repas, dons, t-shirts, …)
• Vérification de l’adresse e-mail par double saisie
• Demande d’anonymisation du participant possible

Capacités d’accueil

• Quota par épreuve
• Quota global multi-épreuves

Dossards

• Attribution automatique
• Plage de numéros personnalisable
• Numérotation différenciée homme/femme
• Numérotation ascendante ou descendante
• Numérotation équipe ou individuelle
• Exclusion ou réservation de numéros
• Suivi de l’attribution des numéros, avec option de réutilisation des numéros supprimés
• Possibilité d’import des numéros de dossards (liste CSV, GmCAP, …)

Documents obligatoires et conformité

• Vérifications automatiques FFA : Licence et PPS
• Vérifications automatiques FFTRI : Licence et FIS
• Vérifications automatiques FFEPGV : Licence
• Gestion des Licences journée, Licences expérience FFTRI, World Triathlon
• Déclaration automatique des Licences expérience et World Triathlon à la FFTRI
• Questionnaire de santé mineurs ou Certificat médical si nécessaire
• Documents demandés de façon conditionnelle, obligatoire ou facultatif
• Dépôt de documents en ligne avec visionneuse

Planning

• Dates et horaires de chaque épreuve
• Dates d’ouverture et de clôture des inscriptions
• Dates d’ouverture et de clôture du dépôt de documents

Modes d’utilisation

• Paramétrage distinct pour formulaire public, saisie organisateur et module entreprise
• Protection par mot de passe des épreuves
• Possibilité de masquer une épreuve au public
• (Premium) Option Module Entreprise : gestion autonome des inscriptions par un responsable dans l’entreprise

Annulations et remboursements

• Annulation avec ou sans remboursement
• Remboursements partiels ou totaux
• Suppressions en masse avec remboursement
• Liste des inscriptions annulées

Vérifications automatiques

• Contrôle des licences (FFA, FFTRI, FFEPGV…)
• Contrôle des PPS
• Vérification de cohérence prénom/sexe
• Vérification inversion nom/prénom

Promotions

• Création de codes promotionnels (règles multiples)
• Suivi de l’utilisation des codes promotionnels

Relances et complétude

• Relance des dossiers incomplets
• Visionneuse de documents avec validation/refus et message personnalisé

Imports et saisies externes

• Saisie des bulletins papier
• Import de fichiers d’inscrits externes

Outils terrain

• Application mobile « retrait des dossards »

Assurance annulation individuelle

• Suivi des souscriptions à l’assurance annulation
• Suivi des remboursements effectués par l’assureur

Suivi et administration des participants

• Trois canaux d’inscription : public, saisie organisateur, module entreprise
• Liste complète avec filtres avancés
• Modification des fiches participant
• Transfert du participant d’une épreuve à une autre
• Gestion complète des transferts / cessions de dossards à un autre participant (remplacement, liste d’attente, changement de statut licencié, etc.)
• Remboursements automatisés lors des transferts / cessions de dossards
• Dérogation exceptionnelle d’inscription hors période d’ouverture
• Renvoi de l’e-mail de confirmation
• Ajout manuel de documents

Exports principaux

• Exports complets
• Exports des options payantes
• État des dossiers
• Liste des documents à fournir
• Détail des licences journée

Exports utilitaires

• Listes d’e-mails
• Adresses postales

Compatibilité logiciels

• Formats compatibles avec E-LOGICA, LOGICA, GmCAP, CSV / Excel, …
• Possibilité de développement d’un export spécifique à votre société de chronométrage

Envois opérationnels

• Envoi d’e-mails personnalisés aux inscrits
• Relance des dossiers incomplets
• Envoi des numéros de dossards

Suivi

• Historique des envois
• Statistiques (ouvertures, clics)

Statistiques participants

• Cartographie de la provenance de vos inscrits
• Répartition par épreuve (hommes/femmes)
• Répartition par mode d’inscription
• Graphiques : âge, sexe, ville, département…
• Comparaison entre éditions

Suivi des inscriptions

• Progression journalière des inscriptions
• Affichage en temps réel des personnes en cours d’inscription

Suivi financier

1. Récapitulatif des encaissements et reversements
2. Bilan des Licences journée / Licence expérience
3. Détail des suppressions et remboursements

Analyses complémentaires

• Synthèse des réponses aux questions personnalisées

Liens essentiels

• Logo
• Formulaire d’inscription
• La liste des inscrits
• Dépôt de documents
• Fiche événement (calendrier)

Diffusion et partage

• QR codes vers le formulaire d’inscription
• Liste de tous vos événements à venir (lien et/ou QR code)

Spécifique aux courses virtuelles

• (Premium) Saisie en ligne des performances (temps ou distance)
• Carte de répartition basée sur les distances déclarées
• Classement des participants (performances déclarées)
• Classement par département (distances déclarées)